Comment mieux gérer ses projets ?

 

La rentrée, comme le premier jour de l’année, est source de motivation. Envie de faire mieux, de faire différemment, le retour de vacances est pour beaucoup synonyme de bonnes résolutions.
Et la gestion de projet n’échappe pas à la règle. Car si gérer, piloter, manager des projets ou des portefeuilles de projets sont des mots qui font partie de notre quotidien professionnel, force est de constater qu’aujourd’hui tout change très vite, quotidiennement. Les acquis et les méthodologies d’aujourd’hui peuvent être bousculés demain par un changement de gouvernance, de nouvelles alliances, une instabilité économique sanitaire ou politique, l’émergence d’une nouvelle concurrence ou au contraire, de nouvelles perspectives.

Tout va donc très vite aujourd’hui, dans un contexte où l’optimisation est constamment au cœur des préoccupations. Il est donc incontournable que toute structure et tout chef de projet s’adapte aux évolutions et optimise sa façon de gérer les projetsEt justement, quelles sont les tendances, et sur quoi peut-on travailler pour mieux gérer ses projets ?

Sommaire

Pendant longtemps, manager des projets c’était avant tout les mener à bien individuellement en respectant budgets et délais préétablis. Cependant, aujourd’hui, dans un contexte parfois instable, les structures repensent leur stratégie. En plus de respecter contraintes de temps et de budgets, les projets se doivent aujourd’hui d’être créateur de valeur sur la durée, différenciants, et alignés sur les objectifs stratégiques établis. Un portefeuille de projets devant aujourd’hui être pensé pour être performant et créateur de valeur pour tous, la structure, les clients, comme les partenaires, il est donc primordial d’en formaliser les objectifs clairs et partagés et les facteurs clés de réussite. Pour mieux gérer ses projets, on ne sèche plus le travail préparatoire, même s’il paraît long et fastidieux !

Fini également la méthodologie unique. Parce qu’il n’y a pas de méthodologie supérieure aux autres, force est de constater qu’aujourd’hui, on assiste à la mise en place de méthodologies hybrides, mélangeant méthode traditionnelle et méthodes agiles et tirant le meilleur parti de ces dernières, pour répondre aux besoins des différents métiers dans le contexte qui leur est propre.

Parce que les besoins, les attentes, et les process de toutes les parties prenantes sont pris en compte, la collaboration est favorisée, ouvrant la voie à plus d’engagement et d’efficacité dans un contexte de développement du télétravail, plutôt enclin initialement à isoler. On prend donc du temps pour sortir des sentiers battus et on formalise sa méthodologie idéale.

Voir plus loin et prioriser en connaissance de cause

Piloter stratégiquement, ce n’est pas non plus uniquement choisir à l’instant T selon des critères connus et préétablis. Piloter stratégiquement implique aussi de voir plus loin que les seuls impacts à court terme du projet. Cela implique moins de linéarité, plus d’agilité et donc, au-delà de la gestion de planning et de budget, de visualiser un ensemble d’alertes permettant d’anticiper, prévoir et réagir. Adapter l’exécution de la stratégie à la réalité peut s’avérer difficile pour les structures qui ne disposent pas d’outils adaptés, quand d’autres sont en mesure de répondre de manière agile aux changements, externes comme internes.

Il est donc aujourd’hui nécessaire de penser ses modes de suivi, et de se doter d’outils de gestion de portefeuilles de projets plus complets, bien au-delà du simple gestionnaire de tâches, permettant de visualiser en temps réel un certain nombre d’indicateurs mis à jour automatiquement, d’arbitrer au fil de l’eau, d’analyser les impacts sans avoir besoin de perdre un temps précieux dans la consolidation de données projets. Fini le doigt mouillé, on prend le temps de la réflexion, on coconstruit des indicateurs fiables et on se dote d’un outil de pilotage adapté.

Limiter la multiplication des outils : et si vous adoptiez un outil complet ?

Définition des objectifs, cadrage, formalisation de méthodologies, suivi des indicateurs, consolidations de données… L’enjeu est donc dans le choix des outils de gestion mis à la disposition des parties prenantes.

Kanban, feuilles de temps, e-mails, Excel, Gantt, gestionnaires de tâches, outils de gestion de budgets… De nombreuses organisations utilisent encore divers outils pour gérer différents aspects de leur portefeuille de projets, complexifiant la consolidation des données et alourdissant la charge de travail liée au suivi des projets..

C’est pour répondre à ce besoin de pilotage stratégique centralisé de portefeuille de projets qu’est né le logiciel de gestion de portefeuilles de projets z0 Gravity, avec l’ambition d’accompagner les entreprises et les collectivités dans le pilotage de leurs projets, en proposant une interface simple, visuelle, paramétrable, évolutive, permettant de suivre tous les aspects de l’activité projets : gestion des opportunités, pilotage des budgets, des risques, création de valeur, avancement, jalons, macro planning, capacités et charges, gestion de l’activité, des absences ou animation de réunions… chaque structure choisit les fonctionnalités qui lui sont utiles au sein d’une solution unique.

Pour accompagner au quotidien les différentes parties prenantes dans le pilotage des projets et la prise de décision, z0 Gravity offre la possibilité de créer des tableaux de bord graphiques , visuels et complètement personnalisés alimentés automatiquement par les différentes données projets.

A la fois simple, visuel, ludique, personnalisable et complet, z0 Gravity s’adresse aux chefs de projets, comme aux responsables de ressources, directeurs et dirigeants et accompagne chaque profil en s’adaptant à ses besoins. Chaque direction peut ainsi travailler avec sa propre logique. Il facilite la collaboration, le partage d’informations, la consolidation de données tout en réduisant considérablement le temps passé sur le reporting, grâce à une restitution graphique personnalisable à tous les niveaux. L’information est connue, partagée, mise à jour facilement, depuis un ordinateur ou un smartphone. Ainsi, lorsque les directions se rassemblent, elles travaillent sur une visualisation partagée, commune, avec la même source de données. C’est une aide précieuse à la décision, et dans la définition d’une stratégie.

Pour faire simple, si vous voulez faire mieux : voyez loin et équipez-vous des bons outils !

z0 Gravity est un logiciel de gestion de projet unique et innovant. Grâce à sa suite de fonctionnalités agiles et efficaces, vous transformez chaque action, chaque projet, en un véritable levier de compétitivité.

Certaines entreprises ont déjà révolutionné leur approche projet : Faites de votre gestion de projet une force.

Marie Lunzenfichter
Le 08 septembre 2022
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Z0 Gravity vous donne les clés pour répondre aux enjeux de pilotage de vos futurs projets d’innovation.