Le 19 avril 2024
Logiciel de gestion de portefeuille projets : Le guide ultime pour optimiser votre activité !
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Les logiciels de gestion de portefeuille projets (outil PPM, logiciel PMO) se classent parmi les outils technologiques les plus performants pour atteindre vos objectifs. Ils sont aujourd’hui incontournables, notamment pour les dirigeants et les chefs d’entreprise qui connaissent une multiplication des projets de taille et d’envergure différentes. De la même façon que nous avions abordé la question du choix d’un logiciel de gestion de projets, nous vous invitons à découvrir, cette fois-ci, comment un logiciel de gestion de portefeuille de projets permet d’améliorer la rentabilité de votre entreprise et de gagner en réactivité. Notre guide complet vous aide à relever le défi de la planification et du pilotage de projets dans une logique de simplicité et de performance immédiate avec votre tableau de bord projet.
1. Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de portefeuille projets ?
Un logiciel de gestion de portefeuille projets est un outil stratégique permettant l’analyse et la gestion conjointes de l’ensemble des projets d’une entreprise. Il permet de répartir les ressources de l’entreprise entre les projets et de collaborer. Grâce à lui, les chefs de projets, les managers, les dirigeants et tous les administrateurs sont capables de suivre la réalisation des objectifs de chaque projet et de synthétiser ces informations sous forme de rapport d’analyse et de reporting.
2. Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de portefeuille projets ?
La gestion du portefeuille de projets – alias Portfolio Project Management ou PPM – permet de garder une vue d’ensemble sur les projets de l’entreprise. Plus une organisation est grande, plus les projets sont nombreux, et plus la prise de risque est conséquente en termes de rentabilité. La gestion de portefeuille de projets est l’outil de pilotage indispensable des administrateurs pour améliorer le retour sur investissement de chaque projet. C’est elle qui permet à l’entreprise de rester compétitive, même en période d’instabilité.
Il est vrai que les logiciels de gestion de portefeuille de projets ont le vent en poupe depuis quelques années. L’environnement toujours plus compétitif et l’agressivité des marchés poussent les entreprises à redoubler d’efforts pour rester performantes. Ainsi, on constate une augmentation considérable du nombre de projets menés simultanément par les entreprises, de toutes tailles. Cela entraîne, bien évidemment, des conflits de ressources et de nouveaux obstacles à franchir. A côté de cela, nombreuses sont les entreprises à se confronter à des projets qui n’avancent pas, qui prennent du retard et qui impactent négativement les revenus et le retour sur investissement. Tout l’enjeu du logiciel de gestion de portefeuille de projets réside dans la capacité de l’entreprise à rester efficace et surtout rentable.
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3. 10 bonnes raisons d'adopter un logiciel de gestion de portefeuille projets
La gestion d’un portefeuille de projets a pour objectif d’améliorer l’alignement stratégique pour permettre à l’entreprise de faire le choix du bon projet, au bon moment. En actionnant une variété de leviers, l’entreprise peut agir favorablement sur le retour sur investissement de ses projets. Voici un aperçu des principaux avantages stratégiques qui s’offrent à une entreprise qui franchit le pas de la gestion de portefeuilles.
A. Meilleur taux de réussite des projets
Il faut savoir que la majorité des projets échoue pour cause de mauvaise gestion des ressources, de dépassement des budgets voire d’un manque d’alignement stratégique. C’est là qu’intervient le logiciel de gestion de portefeuille projets. Celui-ci permet d’aligner la stratégie et l’exécution. C’est à dire qu’il doit, dans un premier temps, équilibrer l’ensemble des projets soumis avec les objectifs stratégiques de l’organisation et, dans un second temps, équilibrer le coût des projets soumis avec la capacité financière de l’organisation. En gérant globalement les ressources, les budgets et l’alignement, l’entreprise constate une nette amélioration du taux de réussite de ses projets.
B. Une sélection plus efficace des projets
Un logiciel de gestion de portefeuille projets offre à l’entreprise qui l’emploie une vision globale de ses projets. Sa prise de décision en est facilitée et cette dernière peut choisir d’abandonner les projets avec peu de valeur au profit de projets plus rentables et bénéficiant d’un meilleur alignement avec la stratégie et les réalités de l’entreprise.
C. Moins de dépassement budgétaire
En bénéficiant d’une vision globale sur les ressources mobilisées, les plannings et les plans de charge, l’entreprise issue du secteur privé ou du secteur public, est désormais capable d’affecter les bonnes ressources au bon moment et sur les bons projets.
D. Un meilleur time to market
En proposant une standardisation des modes de gouvernance au sein de l’entreprise, la gestion de portefeuille de projets permet d’accélérer les délais de mise sur le marché – ce que l’on appelle également le time to market. Les process sont automatisés et l’entreprise peut enfin se libérer de certaines tâches administratives et de reporting qui s’avèrent souvent être un frein à leur rentabilité.
De façon plus générale, la mise en place d’un portefeuille de projets permet aussi à l’entreprise de bénéficier de :
E. Un meilleur arbitrage
En assurant la disponibilité des ressources et en anticipant les besoins futurs en ressources, un logiciel de gestion de portefeuille projets améliore la prise de décision. Sa capacité à déterminer le retour sur investissement de chaque ressource engagée est indispensable dans la prise de décision qui précède le lancement du projet. Ainsi, rien n’est laissé au hasard.
F. Un mode de pilotage optimisé
La gestion du portefeuille de projets via un logiciel doit faciliter le pilotage par la consolidation d’informations cohérentes, pertinentes et actualisées en temps réel.
G. Une visibilité et une communication améliorées
Le logiciel de PPM offre des moyens de communication et de reporting à l’ensemble des administrateurs de projet et des décideurs. Cela permet d’assurer la bonne utilisation des ressources et la traçabilité des décisions.
H. Plus de transparence
Les dirigeants bénéficient d’une vision directe des projets grâce à une transparence totale de l’activité de chaque équipe. Les prises de décision sont également plus transparentes et gagnent donc en légitimité au sein des différents services.
I. Une meilleure valorisation
Il est désormais possible de chiffrer avec précision la création de valeur de chaque projet. Ainsi, l’entreprise possède une vision plus pertinente et en adéquation avec la réalité du terrain.
J. Une aide à la gestion administrative
Un logiciel de gestion de portefeuille projets peut aussi jouer le rôle de gestionnaire administratif, notamment au niveau des charges de travail des membres de l’équipe ou encore du suivi des heures facturables, par exemple.
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4. Fonctionnalités phares d'un logiciel de gestion de portefeuille projets
Les fonctionnalités principales d’un logiciel de gestion de portefeuille projets englobent la définition d’un cadre stratégique et une suite complète d’outils de gestion. Focus sur les principales fonctionnalités qu’un logiciel de PPM doit proposer :
A. Gestion des indicateurs
L’une des principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets est avant tout sa capacité à gérer des indicateurs clés de performance. Et il convient de bien les choisir. Un indicateur est une valeur de référence fixée en fonction de chaque projet. Ces indicateurs que l’on appelle également KPIs permettent aux administrateurs de projet de suivre l’évolution et la performance de leurs projets. Ils concernent généralement des valeurs budgétaires et de ressources et sont le plus souvent accessibles sous forme de tableau de bord.
B. Gestion des implications croisées
La gestion des implications croisées concerne les relations plus ou moins étroites qu’il peut exister entre plusieurs projets. En d’autres termes, elle permet d’anticiper et de mesurer l’impact que peut avoir l’évolution d’un projet sur un autre. Cette fonctionnalité permet de gagner en visibilité et en compréhension du maillage de projets internes et externes de l’entreprise. Elle a une importance capitale pour les structures qui gèrent en simultané une quantité importante de projets.
C. Gestion des plannings
La gestion des plannings est un outil de management du temps qui a toute son importance dans la suite d’outils de gestion d’un logiciel PPM. C’est elle qui permet d’anticiper les besoins et l’utilisation des ressources disponibles au sein de l’organisation. Elle a donc pour objectif de mettre en adéquation les ressources d’une entreprise avec ses objectifs de production et de signaler les situations de sous-effectif ou de sureffectif.
D. Gestion des temps
Outil complémentaire à la gestion des plannings, la gestion des temps s’intéresse davantage à la charge de travail des employés. Elle a pour but de répartir la charge de travail des employés en fonction des heures de travail de chacun. Elle apparaît comme une fonctionnalité sine qua non d’un logiciel de PPM car elle offre un suivi des temps réalisés, des prévisionnels d’activité, la gestion des contrats et des fiches de paie, la gestion des présences et des absences ou même encore de la mobilité des collaborateurs.
E. Gestion financière
L’aspect financier d’un projet est bien évidemment le point essentiel à prendre en compte pour un logiciel de gestion de portefeuille projets. Cette fonctionnalité est indispensable pour suivre les engagements, les dépenses et les recettes de chaque projet. La gestion financière permettra de sécuriser les administrateurs qui jouiront d’une visibilité consolidée sur le coût prévisionnel du projet et sur les dépenses effectuées en cours de projet. Elle permet aussi de repérer les dérives positives ou négatives en termes de coûts et de délais, et d’alerter les acteurs de projets via un système de notification.
F. Gestion des risques
Il faut savoir que le risque zéro n’existe pas. Un projet ne se déroule jamais pas comme prévu. L’objectif de la gestion des risques est d’anticiper et de limiter au maximum les risques potentiels qui pourraient affecter le bon déroulement du projet. La gestion des risques implique d’identifier les points faibles du projet et d’envisager tous les scénarios possibles. Il faudra ensuite réfléchir aux actions à suivre pour prévenir ces risques et envisager des solutions à mettre en place au cas par cas.
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Comparatifs des meilleurs logiciels de gestion de portefeuille de projets |
5. Mettre en place une gestion de portefeuille de projets
Avant de se lancer dans la mise en œuvre d’une gestion de portefeuille – et donc d’un logiciel de gestion de portefeuille projets – il faut se poser quelques questions clés. Chaque entreprise aborde la gestion de projet selon sa propre réalité, son contexte et ses spécificités.
A. Les questions clés à se poser
La volonté de mettre en place un logiciel de gestion de portefeuille projets entraîne irrémédiablement de répondre à certaines questions avec le maximum de pertinence :
• Quels investissements doivent être réalisés pour servir la stratégie d’entreprise ?
• Quels sont les objectifs métiers à prendre en compte pour la période de planification considérée ?
• Quelles limitations sur les ressources doivent être imposées ?
• Quels sont les objectifs minimums de performance à atteindre ?
• Quelles ressources sont nécessaires pour mettre en œuvre chaque projet ?
• Quelle est la contribution – estimée – de chacun des projets à la performance globale de l’entreprise ?
• Quelles sont les interdépendances entre les différents projets ?
• Quelle est la sensibilité du portefeuille vis-à-vis des changements et des contraintes ?
• Quelle combinaison de projets produit le plus de performance (ou de minimum de coût / de risques) ?
•Quel portefeuille doit être mis en œuvre ?
Les instances dirigeantes ne pourront peut-être pas répondre par elles-mêmes à l’ensemble de ces questions. Elles devront certainement faire appel à l’expertise de leurs équipes. Ceci est une opportunité de réunir tout le monde autour de ces questions centrales.
B. Grandes étapes de la mise en place d'une gestion de portefeuille de projets
Le Cigref propose une approche schématique de la construction d’une gestion de portefeuille de projets. Nous en reprenons ici les étapes clés pour vous fournir une base sur laquelle vous appuyer au début de votre démarche. Celle-ci pourra bien entendue être adaptée selon votre secteur d’activité et votre contexte économique.
a. Etablir une vision et une stratégie
Cette vision stratégique pourra être établie sur la base d’un constat, d’un dysfonctionnement ou la volonté de saisir une opportunité. Quoi qu’il en soit, elle devra être définie au préalable pour permettre d’établir une gestion de portefeuille au plus près de vos objectifs. Il est primordial de réunir l’ensemble de vos équipes autour d’une vision et d’une stratégie commune.
En résumé, vous devrez :
. Analyser et comprendre la situation
. Définir la cible ou les cibles possibles
. Et communiquer
b. Mobiliser ses collaborateurs
La mise en place d’un logiciel de gestion de portefeuille projets a peu de chance d’aboutir, si elle n’est pas considérée comme une priorité par les acteurs clés de sa mise en place. En d’autres termes, il faut mobiliser vos équipes autour de cette démarche et identifier les personnes ressources qui seront en charge de rendre la démarche possible.
En résumé, vous devrez :
. Identifier les personnes en charge de sa mise en place
. Suivre et mesurer l’adhésion du personnel
. Recenser les blocages et les opportunités
c. Définir les périmètres
Avant de déployer un logiciel de gestion de portefeuille projets sur l’ensemble de votre périmètre cible, il est plus sage d’envisager dans un premier temps un périmètre d’expérimentation. Vous pouvez également définir un périmètre différent pour chaque portefeuille, en fonction de ses objectifs et de ses enjeux.
En résumé, vous devrez :
. Déterminer quels seront le ou les périmètres d’expérimentation en fonction des objectifs et des personnes ressources définis.
d. Fixer les objectifs
Il est temps de définir votre cadre stratégique, c’est-à-dire un cadre d’action qui donne du sens à votre démarche. Bien entendu, rien n’est figé ici et ce cadre a pour vocation d’évoluer au fur et à mesure du développement de la démarche.
Une fois les objectifs fixés, pensez à associer des indicateurs de mesure pour chacun d’eux. Chaque objectif doit pouvoir être mesuré et analysé quantitativement au sein du logiciel de gestion de portefeuille de projets. Les indicateurs devront être pertinents, simples à comprendre et faciles à collecter. Ce sont eux qui permettent l’analyse de la situation et qui constituent la base de votre plan d’action.
e. Déterminer la logique d'organisation
L’intégration d’un logiciel de gestion de portefeuille projets implique la mise en place d’une multitude d’éléments : processus, règles, méthodes de gestion et d’évaluation etc. Ceux-ci seront certainement différents d’une entreprise à l’autre. Il est ici question de savoir dans quelle mesure harmoniser et mutualiser les pratiques. Cela dépend fortement de votre façon de travailler et de collaborer. L’harmonisation des pratiques doit se faire de façon naturelle, quand cela devient évident. Certaines pratiques locales n’auront pas d’intérêt à être généralisées et vice versa. C’est à vous de décider de l’organisation et des nouvelles méthodes de travail qui vous paraissent les mieux adaptées à votre entreprise.
À cela s’ajoute le choix des personnes décisionnaires. Qui décide et pour quoi ? Les décisions peuvent être prises pour les activités de reporting ou encore de la distribution de l’information.
En résumé, vous devrez :
. Fixer le degré et le rythme d’harmonisation
. Déterminer les activités à mutualiser et modifier l’organisation si nécessaire
. Fixer les niveaux de prise de décisions et les droits d’accès
f. Concevoir les processus
Le risque dans la mise en place d’un logiciel de gestion de portefeuille projets est que certains projets échappent à la démarche. Si les acteurs de projets ne sont pas convaincus, ou du moins contraints, de procéder ainsi, ils essaieront toujours d’y échapper. Il est primordial ici de fédérer vos équipes et de savoir communiquer sur les gains d’une telle démarche. Par exemple, la simplification des reportings ou la rapidité des prises de décision. Les arguments sont très importants pour convaincre des avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de portefeuille projets. D’autres types de gains peuvent être défendus. Par exemple, tout projet suivi dans le logiciel bénéficiera automatiquement du suivi de l’équipe de gestion des risques. Ou encore, tout projet suivi dans le logiciel est prioritaire pour bénéficier de l’avis d’experts.
Cependant, si le but est de faire en sorte que chaque projet passe par le logiciel de gestion de portefeuille projets, ils ne doivent pas tous être traités de la même façon. Il faut encourager la mise en place d’un logiciel souple et flexible qui laisse la possibilité de traiter des projets différemment selon leur importance stratégique, leur taille, leurs exigences etc.
Et même si tout a été soigneusement prévu et planifié, des cas imprévus peuvent survenir. Dans ce cas-là, il faut imaginer une gestion des exceptions en amont. Le Cigref fait part de trois exceptions bien connues :
1- Le projet non négociable
En général, un décideur de haut niveau appuie le lancement d’un projet d’une manière qui n’ouvre pas d’option au rejet par le mécanisme de sélection.
2- La procédure d’urgence
Changement de conjoncture, mouvement imprévu de la concurrence, aléa divers. Il faut réagir au plus vite en lançant des projets. Impossible d’attendre le prochain comité d’investissement, et en dépit du risque élevé, il faut foncer.
3- La procédure d’appel
Le projet a été refusé, mais le commanditaire n’accepte pas le verdict. Il complète son dossier et demande un réexamen.
En résumé, vous devrez donc :
. Définir les processus, leurs variantes et la gestion des exceptions
. Documenter les processus (rôles, compétences, artefacts, règles, documents types…)
. Communiquer et diffuser largement les processus
g. Bâtir le système de support
Le système support qu’il vous incombe de mettre en place ne se réduit pas qu’au simple logiciel de gestion de portefeuille projets. Il comprend de nombreux autres éléments comme l’intégration des données, la sécurité, la gestion des droits d’accès, les accès en mobilité, l’interfaçage avec les outils bureautiques etc. Il s’agit de créer un véritable environnement technologique autour de votre méthode de travail et de votre outil de gestion.
Choisir son logiciel de gestion de portefeuille projets n’est pas toujours évident. Il n’y a pas d’outil miracle mais seulement une multitude d’outils avec des fonctionnalités différentes. Il vous appartient de choisir celles qui répondent le mieux à vos besoins. En sachant toutefois que vos besoins fonctionnels évolueront au cours de l’avancée de vos projets. Il faut donc pouvoir bénéficier d’un logiciel personnalisable et qui s’adapte à des besoins changeants.
En résumé, vous devrez :
. Définir vos besoins et leurs évolutions possibles
. Choisir l’outil adéquat pour votre entreprise (rappelez-vous : le logiciel leader du marché n’est pas forcément celui qui vous conviendra la mieux)
. Gérer le projet d’implémentation
. Assurer l’intégration
. Assurer le support
h. Mettre en œuvre
La mise en œuvre reste une étape capitale à entreprendre. Ce sont notamment les personnes ressources que vous avez nommées au début de votre démarche qui aideront à assurer un déploiement en cascade. Mieux vaut miser sur une mise en place progressive, en optant pour des sites pilotes qui seront les premiers à être convertis. Cela permettra de solutionner les obstacles rencontrés au fur et à mesure du déploiement et du lancement des premiers projets opérationnels. Ce qui évite de mettre hors course l’ensemble de la société dans le cadre d’un déploiement généralisé, par exemple.
L’intégration intervient ici et maintenant. Vous devez prévoir l’intégration de votre logiciel de gestion de portefeuille projets avec les outils existants.
Pensez à communiquer autour du déploiement, surtout si cette démarche change les habitudes de travail de vos collaborateurs. Il faut marquer le lancement du portefeuille de projets pour appuyer le changement des méthodes de travail qui en découlent. Rassurez vos collaborateurs en communiquant sur les problèmes rencontrés – et qui impactent directement leur travail – mais aussi et surtout sur les solutions apportées.
En résumé, vous devrez :
. Sélectionner les sites pilotes
. Lancer les projets opérationnels
. Assurer l’intégration avec l’existant
. Communiquer régulièrement sur les résultats et les avancées
. Gérer les crises si besoin
i. Evaluer et faire évoluer
Cette étape ne doit pas être négligée. Des ajustements sont toujours nécessaires, même après un déploiement réussi. Cela permet d’entretenir l’efficacité du logiciel et de l’intégrer pleinement à la culture et à l’environnement technologique de l’entreprise. Il est alors indispensable de conduire des évaluations régulières et d’ajuster les objectifs et les périmètres d’action si besoin est.
En résumé, vous devrez :
. Réaliser des évaluations régulières
. Revoir les objectifs, les périmètres
. Etablir des plans de progrès et les suivre
. Communiquer sur les résultats
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Approfondir le sujet avec le Cigref : Gestion de portefeuille de projets : comprendre et mettre en oeuvre une démarche de gestion de portefeuille de projets |
6. Comment mesurer les gains de ma gestion de portefeuille de projets ?
Certes, la mise en place d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets permet d’optimiser la rentabilité d’une entreprise. Mais encore faut-il savoir mesurer concrètement les effets positifs d’une gestion de portefeuille de projets. Alors comment faire pour mesurer le succès de la mise en place d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets ?
A. Choisir des indicateurs de résultat pertinents
Tout projet implique de mettre en place des indicateurs de pilotage pour en mesurer la progression. Un indicateur mesure une donnée précise propre à une situation, un risque, une donnée chiffrée. Il permet de mesurer mais aussi d’alerter et d’aider à la prise de décision. Le choix des indicateurs de résultats dépend des objectifs du projet et, bien évidemment, des attentes de vos clients. Les indicateurs de pilotage doivent être simples à comprendre, objectifs et clairement mesurables. Pour cela, chaque indicateur doit être associé à un objectif précis.
Quelques exemples d’indicateurs :
. Utilisation des ressources (%)
. Avancement en délais (%)
. Jalons
. Tâches réalisées et tâches planifiées
B. Définir une valeur de référence et un objectif
Pour chaque indicateur, il est important de définir une valeur de référence, c’est à dire la valeur existante au moment du lancement du projet, et une valeur cible, soit la valeur que vous souhaitez atteindre en fin de projet.
C. Calculer le progrès d'un indicateur
Bien sûr, pour calculer le progrès d’un indicateur, et donc d’une partie précise de votre projet, les valeurs référence et cible exposées ci-dessus auront toute leur importance. Ce sont elles qui vont permettre au logiciel de gestion de portefeuille projets de produire une analyse de l’avancée des projets. Celle-ci peut prendre plusieurs formes, à la convenance de l’utilisateur : données chiffrées, graphiques statistiques, barre de progression, etc.
D. Evaluer la performance globale du portefeuille de projets
Tous les logiciels de gestion de portefeuille projets permettent d’évaluer la performance d’un projet seul comme celle du portefeuille dans son ensemble. Ces informations sont, le plus souvent, paramétrées pour être accessibles au premier coup d’œil sur le tableau de bord du logiciel. Très visuelles, elles sont généralement proposées sous forme de pourcentage qui prend en compte les paramètres prédéfinis par l’utilisateur : budget, ressources, délais, valeur ajoutée etc. Cet aspect-là est personnalisable selon les besoins de l’utilisateur qui pourra bénéficier de restitutions automatiques chiffrées sur le réel et pondérées en fonction des informations renseignées par les acteurs des projets.
E. Quelques indicateurs à suivre de près
Voici quelques exemples d’indicateurs les plus parlants en termes de performance projet :
. Taux de réussite des projets, soit le nombre de projets réussis sur le nombre de projets lancés
. Taux de vitalité, soit le nombre de projet réussis sur le nombre de projets lancés
. Taux de valeur réalisée par projet, soit la valeur réalisée sur la valeur attendue
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