Avec un tableau de bord projet : Analyser, arbitrer, décider. Tel est le quotidien de tout chef de projet et de tout décideur au sein d’une structure. Mais quand on dispose d’un grand nombre d’informations diverses, comment s’assurer de prendre les bonnes décisions ? Comment choisir un logiciel de gestion de projet ? Comment choisir votre outil PPM ?
C’est précisément là qu’un tableau de bord projet trouve son intérêt. Outils de pilotage constitués d’indicateurs de performance, ils accompagnent la prise de décisions.
Mais s’ils occupent une place centrale dans l’arsenal des outils d’aide à la décision de tout dirigeant, cadre, manager ou chef de projet, comment construire un tableau de bord projet, comment définir les indicateurs clés, et quel support utiliser pour assurer son adoption par l’ensemble des parties prenantes ?
1. Tout d’abord, qu’est-ce qu’un tableau de bord projets ?
Un tableau de bord projet ou « dashboard », est un outil d’aide à la décision qui a pour fonction première d’aider chaque partie prenante à visualiser et exploiter une série d’informations pertinentes dans le cadre de son activité. Qu’ils soient sous forme de chiffres, de mots clés, de ratios, de météos ou de graphiques, ces indicateurs doivent vous donner une orientation à l’instant T, vous alerter sur les dérives, vous aider à évaluer une situation pour vous accompagner dans la prise de décision.
Quel que soit votre niveau, vous devez donc pouvoir accéder en temps réel aux informations de pilotage qui vous sont utiles, des plus opérationnelles pour les chefs de projets aux plus stratégiques pour les managers.
2. A quoi servent les tableaux de bord projets ?
Nous venons de le voir, un tableau de bord projet accompagne le pilotage à deux niveaux : opérationnel et stratégique.
– Du point de vue du pilotage opérationnel de vos projets : en qualité de chef de projet, vous devez pouvoir visualiser sans difficultés et en temps réel les informations relatives à l’avancement de votre projet : plan de charge, consommés, % d’avancement, tâches accomplies, tâches et jalons en retard, budgets, GANTT… un tableau de bord adapté vous restitue les informations cruciales de vos projets et vous aide à anticiper toutes les dérives éventuelles. Il est le gage d’un pilotage agile de votre activité quotidienne.
– Du point de vue du pilotage stratégique des projets : au niveau managérial, il est aussi fondamental de pouvoir bénéficier d’une vision macro de l’activité pour définir les objectifs, prioriser, et adapter le cas échéant la stratégie.
Les objectifs sont donc multiples :
– Ils permettent d’assurer le déroulement optimal des projets en prévenant au maximum les dérives
– Ils consolident des données claires, visuelles et précises qui favorisent la collaboration et une communication interne efficace
– Ils aident à impliquer les collaborateurs dans la réalisation d’objectifs commun et valorisent le travail accompli
– Ils permettent de visualiser les tendances sur un portefeuille de projets choisis
– Ils permettent de définir une stratégie claire
– Ils simplifient la prise de décision
Il n’y a donc pas forcément UN tableau de bord mais bien DES tableaux de bord, en fonction de votre niveau de pilotage. Le plus important est de disposer du bon outil pour accompagner la bonne prise de décision, basée sur des faits concrets et objectifs.
3. Qu’est-ce qu’un « bon » tableau de bord projet ?
Un bon tableau de bord projet c’est avant tout un tableau de bord d’indicateurs soigneusement choisis, élément clé d’un pilotage pro-actif. Pour qu’il soit utile et utilisé, il convient de définir avec précision qui en fera usage et comment. Quelques règles immuables toutefois pour élaborer vos tableaux de bord :
– Ils doivent être pertinents et se focaliser sur l’essentiel : ils doivent faire apparaitre uniquement les données qui vous sont utiles, ni plus, ni moins, au risque, dans le cas contraire, de les rendre illisibles.
– Être compréhensibles de tous : ils doivent se baser sur des données dont la source est connue, dont la définition est claire et partagée. Ils ne doivent pas laisser la place à de multiples interprétations
– Être clairs et visuels : Ils doivent faciliter la prise de décision, être clairs, et conviviaux. Graphiques ou colorés, ils doivent être suffisamment attractifs pour être adoptés.
– Ils doivent être stables : on ne change pas ses tableaux de bord toutes les semaines, afin de bénéficier rapidement d’un historique projet
– Être le fruit d’une réflexion commune : rien de mieux pour qu’un tableau de bord soit adopté et que les utilisateurs se l’approprient rapidement que de le construire de manière collaborative
– Ils doivent être fidèles à la réalité
– Ils doivent donc être simples d’accès et faciles à mettre à jour
4. Quel support ?
Nous l’aurons compris, un bon tableau de bord projet est tout sauf une photo figée. Il doit contenir toutes les informations nécessaires, mises à jour le plus souvent possible.
Alors quel support utiliser ?
Nous connaissons les plus simples et les plus faciles d’accès : un PowerPoint ou un tableur Excel.
Toutefois, ces supports ont pour inconvénients de n’être ni vivants, ni foncièrement collaboratifs. Nous avons tous été confrontés aux problèmes liés aux versionnages des documents, à leur stockage sur des espaces non collaboratifs ou à leur diffusion par mail, limitant toute forme d’interaction constructive. Quid également de la provenance des données sources.
Il est donc fondamental de choisir un support agile, qui facilite la mise à jour collaborative et en temps réel.
Avoir recours à un logiciel de gestion de portefeuilles de projets présente de ce fait un grand nombre d’avantages, surtout lorsqu’il offre, comme z0 Gravity, la possibilité de créer des tableaux de bord graphiques, visuels et complètement personnalisés alimentés automatiquement par vos différentes données projets.
En effet, avec z0 Gravity, que vous soyez chef d’entreprise, directeur, chef de projets, responsable d’équipe ou contributeur, vous pouvez façonner vos tableaux de bords personnalisés en fonction de vos besoins et de votre approche. Suivi du budget, de l’avancement, des plannings, des risques, des plans de charges, et de la valeur de vos projets, vous pouvez créer vos tableaux de bord projets en quelques clics, les faire évoluer en fonction des situations, les mettre à jour en quelques secondes, et les partager avec les autres parties prenantes de votre choix.
Les bénéfices sont multiples à tous les niveaux :
– En tant que chef de projet vous pilotez avec z0 Gravity les différents aspects de vos projets au sein d’un unique outil, vous pouvez collaborer en temps réel avec les acteurs de vos projets, vous disposez d’une vision à 360 de l’avancement de vos projets, vous ne perdez plus de temps à faire du reporting tout en prenant des décisions éclairées, basées sur des données concrètes et à jour.
– En qualité de PMO, vous disposez d’une vision consolidée des projets stratégiques de votre structure, vous connaissez la disponibilité des équipes/ des ressources, vous pouvez hiérarchiser et prioriser sur la base de données concrètes et partagées.
– En tant que dirigeant, enfin, vous suivez l’avancée des projets de votre structure en temps réel grâce à vos tableaux de bord personnalisés macros, adaptés à vos besoins. Vous accédez au bon niveau d’information. Vous disposez d’indicateurs concrets, simples, à jour en toute autonomie et dirigez une organisation collaborative, apprenante et apaisée, ou l’information circule de manière fluide à tous les niveaux.
Avoir recours au logiciel de gestion de projets z0 Gravity, c’est donc faire le choix d’un outil unique de pilotage des projets de votre structure adapté aux différents besoins de toutes les parties prenantes, facilitant la discussion, la collaboration et la prise de décision, tout en réduisant considérablement le temps passé sur le reporting, grâce à une restitution graphique personnalisable à tous les niveaux. L’information est connue, partagée, mise à jour facilement, depuis votre ordinateur ou votre smartphone.
Votre seule obligation ? définir la périodicité de mise à jour de vos indicateurs, arbitrer, travailler collectivement et…. Accélérer !
Créez, arbitrez, évaluez et accomplissez plus simplement avec z0 Gravity.
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