Sans logiciel PMO de gestion de portefeuille de projets, un grand nombre de projets échouent pour cause de mauvaise gestion des ressources ou de dépassement des budgets.
Manque de visibilité sur le projet, perception erronée de son impact sur la structure, risques et planification sous-estimés, objectifs non partagés, mauvaise communication, ressources indisponibles ou surchargées…
Les causes expliquant ces glissements sont nombreuses et peuvent mettre en péril les structures dans un environnement économique instable et concurrentiel.
Pour autant, elles ne sont pas une fatalité et peuvent être prévenues.
C’est dans cette optique que de plus en plus de structures ont recours à un PMO (project management Office ou Officer en fonction de la taille de la structure, de sa stratégie de développement et du nombre de projets). Son rôle est pourtant encore mal connu et parfois confondu avec celui de chef de projet.
Alors quel est le rôle d’un PMO ? En quoi diffère-t-il de celui de Chef de Projet ? Comment un Logiciel de gestion de portefeuille de projets peut-il accompagner un PMO dans l’accomplissement de ses tâches ? Comment choisir son logiciel PMO et en quoi z0 Gravity se démarque-t-il sur le marché ultra-concurrentiel des logiciels de gestion de projets ?
I. Quel est le rôle du PMO ?
Le rôle du PMO est à géographie variable et très dépendant d’un grand nombre de facteurs comme le secteur d’activité ou la taille de l’organisation au sein de laquelle il exerce son rôle. Toutefois, ses prérogatives les plus courantes l’amènent à piloter le portefeuille global des projets, arbitrer, anticiper et assurer la mise en place des process.
1. Assurer une vision transversale
Le PMO, véritable chef d’orchestre, occupe une position stratégique au sein de la structure, entre la Direction Générale et les chefs de projets opérationnels. Son positionnement omniscient lui assure une vision transversale sur l’ensemble des projets en cours et à venir, et lui permet de garantir une forme de cohérence au sein du portefeuille de projets de l’organisation et un alignement réel avec les objectifs stratégiques définis.
2. Arbitrer en connaissance de cause
C’est donc à lui de monitorer les projets en cours et de s’assurer que les projets sur le point d’être lancés sont bien compatibles et absorbables par les équipes. Il est garant de la pertinence des projets à l’instant T et la responsabilité lui revient de définir les projets prioritaires et ceux qui doivent être mis en sommeil si les ressources ne sont pas en mesure d’absorber l’intégralité de la charge de travail.
3. Anticiper les risques
Au fait de la stratégie de la structure et bénéficiant d’une vision omnisciente, c’est au PMO que revient la charge d’anticiper et de monitorer les risques des projets, afin qu’aucun projet n’ait d’impact négatif sur le fonctionnement global de la structure.
4. Être le garant des process
Il peut y avoir, par définition, autant de méthodes de gestion de projets au sein d’une structure que de chefs de projets, chacun apportant ses expériences, ses outils, ses formations et ses (bonnes et mauvaises) habitudes. La mise en place d’un PMO permet donc également de standardiser les process de gestion de projets. C’est à lui que revient la tâche de mettre en place une culture projet claire et partagée, de définir des process adaptés, de les partager avec les chefs de projets et de les faire adopter.
Par son positionnement, le PMO est donc un chef d’orchestre qui bénéficie d’une vision globale du portefeuille de projets de la structure, est en mesure d’arbitrer entre ces derniers si nécessaire, prévient les risques, facilite la communication entre les parties prenantes et met en place des process de gestion de projets partagés par l’ensemble des acteurs. Son rôle est donc fondamental et nécessite les bons outils.
z0 Gravity compte parmi les logiciels de gestion de projets agiles les plus complets.
II. La boîte à outils du PMO : un logiciel PMO adapté à ses besoins spécifiques
Un logiciel PMO efficace doit accompagner ce dernier dans l’atteinte de ses objectifs. Il est donc primordial d’adopter un logiciel de gestion de portefeuille de projets performant, adapté au secteur d’activité, aux objectifs et à la culture de la structure. Parmi les fonctionnalités offertes par les différents logiciels disponibles sur le marché, certaines sont incontournables pour le PMO.
1. Les données stratégiques des projets
Le PMO doit disposer, afin de suivre facilement l’ensemble des projets de l’entreprise, d’un accès facile et unique aux informations contextuelles de chaque projet. Chef de projet, localisation, parties prenantes, financeurs, partenaires, enjeux, objectifs, bénéficiaires… Ces informations doivent être réunies au sein d’un même écran et accessibles en un clic pour chaque projet.
2. Planification
Un logiciel PMO de gestion de portefeuille de projets doit bien entendu embarquer un module de gestion des phases et des tâches des projets. Ce module doit permettre de visualiser pour chaque projet la planification macro ainsi que les tâches en détail. Il doit permettre de visualiser les échéances en temps réel, d’assigner les tâches aux ressources disponibles et de visualiser d’un regard les principales alertes et dépassements qui pourraient à terme compromettre la réalisation du projet dans le respect des objectifs délais/coût. La planification doit être visuelle et simple.
3. Gestion financière : budgets internes et externes
Le PMO doit également pouvoir compter sur un module de gestion financière complet et adapté à son besoin, afin notamment de repérer les dérives en termes de coûts sur un projet et leurs impacts sur l’ensemble du portefeuille. Cette fonctionnalité doit donc lui permettre de suivre en temps réel les budgets internes et externes, les engagements, les dépenses et les recettes de chaque projet et de jouir d’une visibilité consolidée sur le coût prévisionnel de l’ensemble du portefeuille de projets.
4. Gestion des risques
Un logiciel de gestion de portefeuille de projets adapté aux besoins d’un PMO doit également lui permettre d’identifier les risques des projets, individuellement ou de manière plus macro. Il doit lui permettre d’identifier et de matérialiser ces risques afin d’en faciliter la prévention et le cas échéant de trouver les solutions correctives adaptées à mettre en place.
5. Gestion des dépendances
Un PMO doit toujours avoir une vue omnisciente sur les projets. Un logiciel de gestion de projets adapté à son rôle doit donc l’aider à matérialiser les interdépendances entre les projets et anticiper et de mesurer l’impact que peut avoir l’évolution d’un projet sur les autres, que cette évolution soit positive ou négative. Un logiciel PMO de gestion de projets doit donc permettre de matérialiser le maillage des projets de la structure afin d’accompagner le PMO dans ses arbitrages.
6. Tableaux de bord
Un logiciel PMO de management de portefeuille de projets doit également faciliter le pilotage par la consolidation d’informations cohérentes, pertinentes et actualisées en temps réel.
Il doit donc permettre de générer simplement des indicateurs clés de performance et des tableaux de bord fiables, visuels et compréhensibles par l’ensemble des parties prenantes, permettant d’identifier les projets méritant une attention prioritaire.
L’outil PMO de management de projets idéal doit mettre fin à la multiplication des fichiers et autres sources d’informations en mettant à disposition l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à la consolidation des données et à la consignation des décisions.
C’est la disponibilité de l’ensemble de ces informations, idéalement au sein d’un outil unique, qui permet au PMO d’avoir une vision globale du portefeuille de projets.
III. Z0 Gravity, le logiciel « couteau suisse » au service des PMO
1. Un outil complet
Nous venons, de le voir, le logiciel PMO idéal embarque un grand nombre de fonctionnalités. Or, s’il existe aujourd’hui sur le marché des logiciels de gestion de projet une grande palette d’outils, très peu d’entre eux fournissent toutefois l’intégralité des modules nécessaires au PMO au sein d’une interface unique.
Z0 Gravity se démarque ainsi de ses concurrents principalement gestionnaires de tâches, en offrant aux utilisateurs l’intégralité de ces fonctionnalités.
Fiche projet, planification et gestion des tâches, gestion des ressources, plan de charges, gestion des budgets internes et externes, des budgets d’investissements et de fonctionnement, identification et pilotage des risques, base documentaire, stockage de photos et vidéos, génération de tableaux de bord personnalisés… z0 Gravity est composé d’une plateforme unique où sont répertoriées l’ensemble des informations essentielles de chaque projet.
Il se positionne donc comme l’un des outils les plus complets du marché, personnalisable de surcroît.
Véritable couteau suisse, les modules peuvent être activés ou désactivés en fonction des besoins de l’entreprise qui y a recours. Les utilisateurs bénéficient donc d’un outil évolutif qui reste très simple d’utilisation et parfaitement adapté aux besoins et au contexte de leur organisation.
Et parce que z0 Gravity est un logiciel gestion de portefeuille de projets, le PMO est capable de gérer simultanément les différents projets tout en bénéficiant d’une valeur ajoutée significative : celle de bénéficier d’une vue d’ensemble du pilotage de l’entreprise.
Il est ainsi en mesure d’affecter les bonnes ressources financières et humaines au bon moment et sur les bons projets, en accord avec la stratégie de l’entreprise.
2. Un canal de communication unique, simple d’utilisation
z0 Gravity se démarque également par sa simplicité d’utilisation. Bien que très complet, il n’en reste pas moins très visuel, ergonomique et facile à utiliser. Parce qu’il a été conçu pour être accessible à tous les acteurs de l’entreprise, quel que soit leur niveau hiérarchique ou de maîtrise en gestion de projet, deux heures suffisent ainsi aux équipes pour le comprendre, l’intégrer et le prendre en main.
En tant qu’outil de management collaboratif favorisant l’interactivité entre les acteurs via une plateforme simple, z0 Gravity permet aux chefs de projets, managers ou décideurs de disposer d’informations à jour en temps réel, de communiquer, de progresser, d’apprendre et de capitaliser à partir des expériences passées.
En permettant à tous de partager une vision d’ensemble des projets en cours, d’accéder aux informations clés et de communiquer simplement et rapidement, z0 Gravity soulage le PMO de la tâche chronophage d’un reporting adapté à chaque type d’interlocuteur.
3. Une aide à la décision
En plus des modules de gestion de projets mentionnés précédemment, z0 Gravity se démarque enfin des outils de gestion de projets du marché en embarquant un module de scoring des projets permettant de placer sur un pied d’égalité les différents projets en attente de validation.
Les arbitrages et le lancement d’un projet se font donc, avec z0 Gravity, sur des critères concrets, identiques, et connus de tous. En plus d’offrir une vision globale et en temps réel des projets, le logiciel assure ainsi une utilisation optimale et réfléchie des ressources, facilite la prise de décision et accompagne le PMO dans ses arbitrages en faveur des projets les plus alignés avec la stratégie de la structure ou les plus rentables, en limitant le risque.
Les décisions sont facilitées, gagnent en légitimité et sont mieux comprises par l’ensemble des collaborateurs qui perçoivent par ailleurs mieux le rôle qu’ils jouent individuellement et collectivement au sein de la structure.
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